Основные задачи общего отдела
-
обеспечение в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной безопасности надлежащего состояния поме-щений, закрепленных за министерством;
-
контроль за соблюдением сотрудниками министерства требований охраны труда и противопожарной безопасности;
-
организация ведения и совершенствование делопроизводства министерства, использование информационных систем в работе с документами;
-
обеспечение надлежащей работы архива министерства;
-
организация работы приемной министра финансов Краснодарского края (далее – министр финансов);
-
организация мероприятий, проводимых министром финансов, его замес-тителями и руководителями структурных подразделений министерства;
-
обеспечение сотрудников министерства материально-техническими средствами и услугами.
Функции общего отдела
-
обеспечение сотрудников министерства оргтехникой, компьютерной техникой, мебелью, канцелярскими принадлежностями;
-
обеспечение надлежащего состояния помещений, закрепленных за министерством, принятие мер по своевременному планированию текущего ремонта;
-
организация работ по ремонту мебели, а также ремонту и техническому обслуживанию бытовой, компьютерной и оргтехники министерства;
-
осуществление контроля за рациональностью и правильностью использования материально-технических ресурсов структурными подразделениями министерства;
-
оформление документации, связанной с внутренним перемещением и выбытием имущества министерства;
-
подготовка и согласование документов для безвозмездной передачи имущества (основных средств, материальных запасов) в финансовые органы муниципальных образований Краснодарского края и государственные учреждения;
-
оформление документов на списание и утилизацию имущества, пришедшего в негодность;
-
подготовка проектов документов по вопросам, относящимся к компе-тенции общего отдела;
-
организация работы по инициированию государственных закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд министерства, отнесенных к компетенции общего отдела министерства;
-
регулярное и своевременное размещение информации о результатах рассмотрения обращений граждан на портале ССТУ.РФ;
-
организация проведения плановых, внеплановых проверок структурных подразделений министерства по вопросам документооборота и ведению делопроизводства, анализ результатов проводимых проверок, подготовка предложений о мерах по устранению причин и условий, способствовавших возникновению недостатков;
-
формирование сводной номенклатуры дел министерства (в том числе передача экземпляров номенклатуры в государственное казенное учреждение Краснодарского края «Государственный архив Краснодарского края»);
-
организация работы архива министерства, в том числе регистрация, учет, хранение в течение установленных законодательством сроков служебных документов, передача их на государственное хранение;
-
методическая помощь структурным подразделениям министерства по вопросам делопроизводства;
-
проведение в министерстве ежеквартального анализа состояния делопроизводства и служебной переписки, статистических данных по рассмотрению письменных и устных обращений граждан;
-
обеспечение надлежащего учета входящей (поступившей) и исходящей (отправляемой) служебной корреспонденции, в том числе контроль за сроками своевременного выполнения служебных документов;
-
осуществление экспертизы проектов документов, разработанных структурными подразделениями министерства, на предмет соблюдения требований Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, утвержденной постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 9 января 2019 г. № 1;
-
регистрация и учет приказов министерства;
-
выполнение копировально-множительных работ для нужд министерства;
-
учет печатей и штампов министерства;
-
учет, хранение и выдача бланков документов министерства, контроль за их использованием;
-
проведение вводного инструктажа сотрудников и работников минис-терства по охране условий труда, технике безопасности и пожарной безопасности, контроль за выполнением сотрудниками и работниками министерства правил технической и пожарной безопасности, за состоянием условий труда;
-
обеспечение сотрудников министерства нормативными правовыми актами, иными документами и материалами по охране труда и пожарной безопасности в министерстве;
-
осуществление правового информирования и правового просвещения населения по вопросам, касающимся компетенции отдела, в соответствии со статьей 28 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 324-ФЗ «О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации» (ведение раздела «Обращения граждан» на официальном сайте министерства);
-
подготовка и представление проекта нормативов образования отходов и лимитов на их размещение, технических отчетов для подтверждения установленных нормативов в министерство природных ресурсов Краснодарского края;
-
представление интересов министерства в организациях в соответствии с доверенностью;
-
взаимодействие с государственным казенным учреждением Краснодарского края «Автобаза органов государственной власти Краснодарского края» в целях предоставления автотранспорта для руководства и сотрудников министерства;
-
прием документов и личных заявлений сотрудников министерства для рассмотрения министром финансов, получение информации, необходимой министру финансов, от должностных лиц министерства;
-
организация телефонных переговоров министра финансов, передача телефонограмм, в отсутствие министра финансов – запись полученной информации, доведение ее содержания министру финансов;
-
организация проведения личного приема граждан министром финансов, первым заместителем министра финансов и заместителями министра финансов в соответствии с графиком личного приема;
-
бронирование, приобретение проездных документов для министра финансов, первого заместителя министра финансов, заместителей министра финансов;
-
организация по поручению министра финансов приема должностных лиц министерства и посетителей министерства;
-
осуществление иной деятельности в пределах компетенции общего отдела.
